اخبار

مقالات/ منشور حرفه‌ای جهانی ایکوگرادا برای طراحان هفت سند (بخش پنجم)

ایکو ـ دی. راهبر خلاق.
ایکو ـ‌دی. سازمان جهانی طراحی حرفه‌ای است. این سازمان  غیرانتفاعی، مستقل و به هیچ گروه یا سازمان سیاسی وابسته نیست، شبکه‌ایست که در اساس به اعضای خود استوار است، و اعضا، سازمان‌های ذینفعی هستند، که در حوزه‌ی تـخصص‌های مختلف طراحی که در رسانه‌ها گسترده شده است، کار می‌کنند. ایکو ـ‌دی در سال ۱۹۶۳ (۱۳۴۲ش.) تاسیس شد، و فعالانه ارزش‌های کار طراحی، فکرکردن، آموزش، تـحقیق و سیاست‌گذاری در این زمینه‌ی را ترویج و تبلیغ می‌کند. ایکوـ دی نـماینده بیش از یکصد‌و‌چهل عضو از شصت‌و‌هفت کشور و منطقه در سراسر جهان می‌باشد. اعضای ایکو ـ دی برای ارائه و نـمایاندن صنعت طراحی به همکاری میان رشته‌های مختلف و مؤثربودن سخنگویی دسته‌جمعی اعتقاد دارند.

تـماس:
ico-D Secretariat
secretariat@ico-d.org
http://www.ico-d.org/

پیشگفتار
این سندِ راهنما برای یاری رساندن به سازماندهندگان کنفرانس تهیه شده است، تا بتوانند رویدادهای آنرا برنامه‌ریزی کنند.
برای راه‌ااندازی کنفرانس طراحی برخوردهای گوناگونی وجود دارد، زیرا این رویداد
می‌تواند از نظر موضوع، تنها یک وجه داشته باشد، یا جنبه‌های فکری و گرایش‌‌های متعددی را در برگیرد.
کنفرانس می‌تواند رویدادی فرهنگی ـ تـجاری، محلی، منطقه‌ای یا جهانی باشد که فرصت‌هایی برای گردهم‌آوردنِ طراحان، سرمایه‌گذاران، اساتید، پژوهشگرانِ ارتباط تصویری و طراحی، دانشجویان، خبرنگاران و نیز کسانی که به تأثیرگذاری طراحی در ارتباطاتِ جامعه، اقتصاد و فرهنگ، علاقه‌مند هستند، فراهم می‌آورد.
یک کنفرانس انعکاس فکری سازماندۀ آنست. مجرا و کانال بسیار مهمی است برای آنکه سازماندهنده توسط شرکت‌کنندگان، شرکای کنفرانس، و عموم مردم چگونه دیده شود.
دقت و باریک‌بینی در برنامه‌ریزی و مدیریت کنفرانس از طرف سازماندهنده برای رسیدن به هدف‌های دراز‌مدت، حیاتی است.
هدف از این راهنمایی‌ها  ارائۀ یک مرجع کلی است. برای دریافت راهنمایی در موارد خاص با استانداردهای ایکو ـ دی در زمینه میزبانی و سازماندهی کنفرانس با دبیرخانۀ این سازمان تـماس بگیرید.

۱. عناصر کنفرانس

هیچ مجموعه مقرراتی برای آنکه محتوای کنفرانس چه باشد وجود ندارد. محتوا به هدف دراز‌مدت سازماندهنده و موضوعی که برای کنفرانس انتخاب شده است بستگی دارد .
به طور معمول یک کنفرانس موفق دارای دو عنصر از عناصر زیر است.
ـ برنامه‌ریزی هدف‌گیری شده برای مخاطبین معین.
ـ  سـمینارها یا کارگاه‌های تـخصصی .
ـ  جلسات رسـمی یا غیر رسـمی اعضای تشکیلات سازماندهنده.
ـ  نشستِ مطبوعاتی.
ـ  نـمایشگاه‌‌‌های طراحی.
ـ  نـمایشگاه‌‌‌های فروش مرتبط با طراحی.
ـ  گرد‌هم‌آیی‌های دوستانه.

برنامه‌های کنفرانس باید دست‌کم شش ماه پیش از وقوع آن قطعی شوند، تا سازماندهنده و نیز شرکت‌کنندگان برای برنامه‌ریزی فرصت کافی داشته باشند.

۱ ـ ۱ قالب و حوزه
کنفرانس می‌تواند در قالب رویدادی یک روزه و یا چند روزه باشد. می‌تواند به صورت رویدادی نو دیده شود و یا به صورت و در قالب رویدادهایی که پیشتر برگزار شده است، برنامه‌ریزی شود. نکتۀ مهم اینست که تعیین کنیم کنفرانس شخصیتی محلی، منطقه‌ای یا بین‌الـمللی دارد.
برای آنکه بتوان یک کنفرانس را بین‌الـمللی خواند، باید دست کم سخنران‌هایی از دو منطقه از ‌هفت منطقه جهان (آمریکای شمالی، آمریکای لاتین، اروپا، آفریقا، آسیای غربی، آسیا، و اقیانوسیه) داشته باشد.
برای آنکه بتوان یک کنفرانس را منطقه‌ای خواند، باید دست‌کم سخنران‌هایی از سه منطقه از ‌هفت منطقه جهان داشته باشد.
سخنران‌ها برای آنکه نقش طراحی را در جامعه و کسب‌کار نشان دهند می‌توانند برحسب موضوع کنفرانس مطالب نظری و یا عملی ارائه کنند.
چارچوب کنفرانس می‌تواند ارائۀ کار یا نـمایش تصویری  همراه با نشست علمی باشد ولی به هر صورت باید فرصت تعامل با مخاطبین را نیز از طریق پرسش و پاسخ و یا کارگاه‌های عملی فراهم سازد.
کنفرانس‌های آموزشی به طور معمول شامل نـمایش و ارائۀ کارهای دعوت شده، نگاه و بررسی دقیق رساله یا موضوعات پیشرفته در زمینۀ  طراحی، آموزش، گفتگو، کارگاه‌های دانشجویی و بهترین شیوه‌های کار حرفه‌ای میشود.
هرچند بیشتر کنفرانس‌ها به صورت جلسات حضوری و رویاروی برپا می‌شود، ولی با وجود تکنولوژی امروز امکان سازماندهی کنفرانس در فضای مجازی نیز امکان‌پذیر است. در این صورت سخنران‌ها و مخاطبین می‌توانند در فضای اینترنت با یکدیگر تعامل کنند. این خطوط راهنما به طور کلی برای هردو نوع کنفرانس قابل اجراست.

۲. نقش و مسؤلیت‌های کمیته‌ها
به عهده‌ گرفتن سازماندهی کنفرانس مسؤلیت مهم و قابل توجهی است. درک درست و روشن از وظایف و مسئولیت‌ها برای همکاری موفقیت‌آمیز میان واحدها و نهادهای درگیر در این کار حیاتی و تعیین‌کننده است. توصیه می‌شود که از ابتدای برنامه‌ریزی نقش‌های افتخاری از منصب‌های اجرایی و کاری به روشنی تفکیک کرد.
در ابتدا باید کمیته سازماندهی تشکیل شود. اعضای این کمیته به طور معمول داوطلبانه وقت و تخصص خود را در اختیار  کار می‌گذارند. این کمیته تصمیم می‌گیرد که آیا باید با بستن قرارداد از حمایت  مؤسسه یا اشخاص سازماندهندۀ حرفه‌ای کنفرانس استفاده کرد یا نه. اصولا استفاده از مهارت‌های حرفه‌ای مدیریت پروژه و تجربیات آن‌ها در این صنعت برای این کار توصیه می‌شود، مگر آنکه برگزارکننده خود کارکنان حرفه‌ای برای مدیریت این رویداد و پیش‌بینی‌های لازم برای کنفرانس را در اختیار داشته باشد.
در صورتیکه کنفرانس رویدادی گسترده و بزرگ باشد، توصیه می‌شود مسؤلیت‌های کمیته سازماندهنده بین کمیته‌های کاری متعددی تقسیم شود. این گروه‌ها به طور معمول شامل کمیته برنامه‌ریزی، کمیته مالی و جلب حامی، کمیته بازاریابی، و کمیته گردهم‌آیی‌های دوستانه می‌شوند.
هرگاه برگزاری کنفرانس بیش از سه واحد یا عنصر تشکیل‌دهنده داشته باشد، علاوه بر حضور مؤسسۀ حرفه‌ای سازماندهندۀ کنفرانس و  کمیته سازماندهی، تشکیل یک کمیتۀ اجرایی سازماندهی نیز توصیه می‌شود.کمیتۀ اجرایی سازماندهی برای ایجاد هماهنگی تمام موارد اجرایی میان کمیته سازماندهی و مؤسسۀ حرفه‌ای سازماندهندۀ کنفرانس تشکیل می‌شود. این کمیته تمام کارهای اجرایی را سرپرستی و تائیدیه‌های لازم برای آن‌ها را صادر می‌کند، علاوه بر آنکه مسؤلیت‌های زیر  نیز به عهده آن است.

۱ ـ ۲ کمیتۀ اجرایی سازماندهی 
ـ  مدیریت کل پروژه.
ـ  ایجاد هماهنگی تمام موارد اجرایی میان کمیته سازماندهی و مؤسسۀ سازماندهندۀ  کنفرانس.
ـ  برقراری روابط با ‌سازمان‌های مسؤل دولتی و دیگر نهادهای همکار.
ـ  گردآوری و گسترش بودجه و منابع مالی از راه‌های مختلف ( مثال: مشارکت‌های مالی با سازمان‌ها و یافتن منابع و تأمین کمک‌های مالی دولتی).
ـ  صدور تأییدها برای موضوع‌، برنامه‌، و سخنران‌.
ـ  صدور تأییدیه برای هویت بصری و مواد ارائه شده برای بازاریابی کنفرانس.

۲ ـ ۲ کمیتۀ سازماندهی
ـ   تعمیم  و توسعۀ موضوع، و برنامه.
ـ   تعیین سخنران‌ها و ارسال دعوت‌نامه‌ها.
ـ   مدیریت بودجه.
ـ   ایجاد و گردآوری بانک اطلاعات دربارۀ حامیان.
ـ   بازاریابی و ارتباطات‌جمعی، و مشارکت با رسانه‌ها.
ـ   ایجاد هویت بصری و توسعه دادن به موارد لازم برای بازاریابی.
ـ   سازماندهی و مدیریت نمایشگاه.
ـ   سازماندهی و مدیریت مراسم گردهم‌آیی‌های دوستانه.
ـ   تدارکاتِ همه رویدادها.
ـ   ثبت‌نام و ارتباط با نمایندگان مدعو.
ـ   مدیریت و تحکیم روابط کاری میان حامیان و مسئولان نمایشگاه‌های فروش.
ـ   مذاکره و بستن قرارداد با مسئولان محل کنفرانس و هتل‌ها.
ـ   مدیریت تدارکات در محل کنفرانس.

۳ ـ ۲ سازماندهندۀ حرفه‌ای کنفرانس
اگرچه دامنه و گسترۀ خدمات کنفرانس‌ها با یکدیگر تفاوت دارند، ولی اغلب این نوع
نقش‌ها و مسؤلیت‌ها طی قرارداد به مؤسسات سازماندهندۀ حرفه‌ای کنفرانس واگذار
می‌شود.
ـ   مدیریت بودجه.
ـ   ایجاد و گردآوری بانک اطلاعات دربارۀ حامیان.
ـ   تحکیم مناسبات با سازمان‌های حامی.
ـ   ایجاد و گردآوری بانک اطلاعات دربارۀ حامیان.
ـ   مذاکره و بستن قرارداد با مسئولان محل کنفرانس و هتل‌ها.
ـ   مدیریت و تحکیم روابط کاری میان حامیان و مسئولان نمایشگاه‌های فروش.
ـ   ثبت‌نام و ارتباط با نمایندگان مدعو.
ـ   مدیریت تدارکات در محل کنفرانس.

۳. تأمین بودجه و مدیریت مالی
تأمین بودجه و مدیریت مالی از عناصر کلیدی در برنامه‌ریزی کنفرانس هستند. بودجه کلی می‌تواند به دو بخش تقسیم‌ شود.

۱ ـ ۳ عناصر اصلی 
بودجه عناصر اصلی کنفرانس از قبیل، کنفرانس اصلی، جلسات اعضا،نمایشگاه‌های
فروش، توسط کمیته سازماندهی مدیریت تأمین می‌شود که باید به تأیید کمیته اجرایی سازماندهی برسد.
تأمین منابع مالی برای عناصر بنیادی کنفرانس، به طور معمول بر اساس برآورد از درآمدهای حاصل از ثبت‌نام نمایندگانِ شرکت‌کننده، مناسبت‌ها و نمایشگاه‌های فروش و سازمان‌های حامی پیش‌بینی می‌شود.

۲ ـ ۳ عناصر ثانوی
عناصر ثانوی مثل نمایشگاه‌ها و گردهم‌آیی‌های دوستانه تنها زمانی به اجرا درمی‌آیند که منابع مالی برای هزینه‌های آن تأمین شده باشد.
در بسیاری از اوقات هزینه‌های عناصر ثانوی را جداگانه تأمین و محاسبه می‌کنند، تا بتوان منبع آنرا از منابع مالی هزینه‌های عناصر اصلی کنفرانس به روشنی تشخیص داد.

۳ ـ ۳ برنامه و پیش‌بینی‌های وجوه در گردش
علاوه بر برنامه‌ریزی دقیق برای بودجه، برنامه‌ای نیز برای وجوه در گردش یا نقدینگی باید تنظیم کرد، که در آن منبع درآمدها و هزینه‌ها در یک جدول یا نمودار زمانی مشخص شود.

 ۴. محل و مکان
محل و مکان کنفرانس را باید با دقت و مراقبت انتخاب کرد. یک مرکز همایش‌ها، یا تالار سخنرانی یا یک مؤسسۀ آموزشی همگی مـمکن است به عنوان مکان مناسب باشند، این موضوع بستگی به تعداد و گروه مخاطبین هدفی دارد که شما برای کنفرانس در نظر گرفته‌اید.

۱ ـ ۴ ملاک‌های انتخاب
برای انتخاب مکان باید به این موارد توجه کرد:
ـ   دسترسی به فرودگاه بین‌المللی،
ـ   آب‌و هوای خوب، دریا، قطار و جاده‌های مناسب،
ـ   استاندارد امکانات محل کنفرانس،
ـ   وجود انواع اقامتگاه‌ها ( نظیر: هتل‌ها، مهمانسرا و مهمانپذیرها
ـ   جذابیت‌های فرهنگی، و مناظر زیبا
ـ   امنیت و ثبات سیاسی
ـ   خدمات بهداشتی و دسترسی به مراقبت‌های پزشکی
ـ   امکانات پذیرایی و تفریح

۲ـ ۴ مکان کنفرانس

۱ ـ ۲ ـ ۴  ترتیب نشستن و استقرار
بیشتر نمایندگان کنفرانس‌ها اسقرار به روش تئاتری را ترجیح می‌دهند. جلسات کار و سمینارها می‌تواند به دور میزهای کنفرانس برگزار شود.

۲ ـ ۲ ـ ۴  میکروفون‌ها
در جاییکه قرار دادن میکروفون در مقابل تک‌تک نمایندگان در محل کنفرانس امکان نداشته باشد، باید به طرزی برنامه‌ریزی‌شده‌ میان همه حاضرین شماره‌‌هایی توزیع شود، و یا توسط سرپرستان  در اختیار آن‌ها قرار گیرد. راه دیگر اینست‌که پرسش‌هابه صورت کتبی ارائه ‌شود، این‌کار  امتیاز  آنرا دارد که  به مدیران جلسات امکان می‌دهد تا مجموعه‌ای از پرسش‌های مختلف و متنوع را برای پاسخ انتخاب کنند.

۳ ـ ۲ ـ ۴  دسترسی به اینترنت
ایجاد راه‌هایی برای دسترسی به اینترنت (بی‌سیم یا وای‌فای بهتر است) برای شرکت‌کنندگان توصیه می‌شود.

۴ ـ ۲ ـ ۴  ترجمه
اگر کنفرانس منطقه‌ای یا بین‌المللی باشد، باید برای ارائۀ ترجمه مناسب و همزمان برای تمام جلسات اصلی هماهنگ شود، این خدمت به‌خصوص در شرایطی که بیش از  صد نفر نماینده با زبان‌های خاص در کنفرانس شرکت کرده‌اند تا حد امکان باید فراهم آید.

۳ ـ ۴ پذیرایی

۱ ـ ۳ ـ ۴  ناهار‌ها
ناهارها باید در محل کنفرانس داده شود، و یا فاصلۀ آن با محل برگزاری در حدود پنج تا ده‌دقیقه پیاده‌روی بیشتر نباشد.
بوفه یا جعبه‌های آماده‌شده غذا باید دارای تنوع باشد و افراد گیاهخوار پایبند به دیگر رژیم‌های غذایی رادرنظر گرفت، همچنین خوبست غذا شامل نمونۀ کوچکی از غذا‌های بومی نیز باشد.
باید در حدود دوساعت برای ناهار و ارتباطات اینترنتی شرکت‌کنندگان در نظر گرفت.

۲ ـ ۳ ـ ۴  تنفس‌ها
اگر کنفرانس تمام روز باشد، باید اوقات برای به اصطلاح تنفس صبح و بعد از ظهر در نظر گرفته شود، در این اوقات پذیرایی  شامل چای/قهوه، آب‌میوه، خوراکی‌های سبک مثل بیسکویت، کیک و شیرینی می‌شود.

۳ ـ ۳ ـ ۴  مراسم پذیراییِ افتتاحیه/اختتامیه
در این رویدادها، پذیرایی با انواع نوشیدنی، پنیر، نان، غذاهای سبک  یا کوکتل مناسب هستند. اگر مهمانی رسمی شام در نظر باشد، معمول است که برای آن ورودیه در نظر گرفت و جدا ورودیه شرکت در کنفرانس اصلی محاسبه و دریافت شود.

۴ ـ ۴ اقامتگاه
در صورت امکان برای بیشتر شرکت‌کنندگان باید اقامتگاه‌هایی در نظر گرفته شود و  تعداد این اقامتگاه‌ها نباید بیش از سه تا چهار هتل یا محل اسکان باشد. بهتر است اقامتگاه‌هایی که از نظر اقتصادی به صرفه هستند انتخاب شوند، مثل  مهمانسراها، خوابگا‌های دانشجویی و یا هتل‌های کم‌هزینه.
بهتر است هتل‌های در نظر گرفته شده  به محل کنفرانس نزدیک باشند تا بتوان به راحتی مسافت بین آنجا تا محل کنفرانس را پیاده پیمود، با این کار نیاز به هماهنگی برای رفت و آمد به پایین‌ترین حد ممکن می‌رسد.

۵ ـ ۴ رفت و آمد
در جاییکه که مسافت اقامتگاه تا محل کنفرانس در حد پیاده‌روی کوتاه نباشد، باید برای رفت و آمد سرویسهای ویژه‌ای برای حمل و نقل روزانه، صبح‌ها از هتل‌ها به محل کنفرانس و در پایان برنامۀ هر  روز بازگشت به اقامتگاه، فراهم نمود.

در جاییکه نشود وسایل رفت‌وآمد را تأمین کرد، باید اطلاعات روشن و دقیقی دربارۀ شیوه آمد و رفت از هتل یا اقامتگاه را در اختیار  تـمام نـمایندگان شرکت‌کننده قرار گیرد تا به آن‌ها کمک شود بتوانند راه‌های شرکت در کنفرانس را برای خود برنامه‌ریزی کنند.

۵. ثبت‌نام / بخش عمومی

۱ ـ ۵ جایگاه ثبت‌نام
محل اصلی کنفرانس باید مجهز امکانات زیر باشد:
ـ   میز ثبت‌نام.
ـ   میز اطلاعات ( در صورتیکه کنفرانس منطقه‌ای یا بین‌المللی باشد، چند زبانه باشد)
ـ   امکانات تبدیل ارز.
ـ   فروشگاه مایحتاج عمومی در محل.

۲ ـ ۵ بستۀ ثبت‌نام
تمام ثبت‌نام شدگان باید این موارد را دریافت کنند:
ـ   جدول به‌روزشده برنامه‌ها و زمانبندی آن‌ها.
ـ   کارت سینه  با نام افراد، کشور و هویت آن‌ها ( قید شود آن فرد شرکت‌کننده است یا نماینده، ناظر، سازماندهنده، سخنران، یا از رسانه‌هاست و غیره).
ـ    دعوت‌نامه‌ها به امور و کارهای سازمانداده شده در طول کنفرانس.
ـ   نقشه‌های مناسب محل و منطقه و کتاب‌های راهنما.

۳ ـ ۵ تابلوی اعلانات
باید در محوطۀ اصلی عمومی محل تابلوی اعلانات نصب شود، تا بتوان روی آن هر تغییر یا موارد جدید در برنامه‌ها پیش‌آمده؛ آید و نیز پیام‌های شخصی برای شرکت‌کنندگان و نمایندگان را در معرض دید قرار داد.

۶. برنامه و سخنران‌ها
برنامه‌های کنفرانس با یکدیگر تفاوت‌های بسیار می‌کنند، ولی کلیات صورتـجلسه  اصلی باید در آن‌ها رعایت شود.

۱ ـ ۶ سخنرانی افتتاحیه
سخنرانی مراسم افتتاحیه می‌تواند به وسیله سازماندهنده،، مقام رسمی دولت، یا حامی اصلی کنفرانس بیان شود. ولی این سخنرانی باید اشاراتی کوتاه و خلاصه باشد.

۲ ـ ۶ سخنرانی اصلی
سخنرانی اصلی کنفرانس باید توسط عالیرتبه‌ترین سخنران دعوت‌شده و پس از سخنرانی افتتاحیه بیان می‌شود.

۳ ـ ۶ پذیرایی افتتاحیه
این پذیرایی در واقع برای «آشنا شدن‌» شب اول کنفرانس است، و برای مراقبت از اینست که نمایندگان کنفرانس فرصت آشنایی و ارتباط صمیمانه با یکدیگر را پیدا کنند.

۴ ـ ۶ جبران کار سخنران
سخنران‌های دعوت‌شده برای ارائۀ و سخنرانی در اِزای کارشان باید از پرواز عادی هواپیما، هتل خوب و دعوت به حضور در گردهم‌آیی‌های ویژه در شب‌های کنفرانس برخوردار شوند.

۵ ـ ۶ دعوت‌نامه سخنران‌ها
دعوت‌نامۀ برای سخنرانی باید شامل پیشنهاد موضوع‌های مرتبط با موضوع و هدف‌های کنفرانس نیز باشد.
در دعوت‌نامه باید دربارۀ پیشینه، مأموریت‌ها و دیدگاه‌های سازماندهنده بیاید و نیز موضوع و وسعت زمینه‌های کنفرانس شرح داده شود. مهلت زمان برای قبول یا رد از طرف مدعو نیز باید در این نامه درج شود.
مشخص کنید که آیا برنامه‌ریزی سفر مدعوین ( از جمله در صورت نیاز تهیه ویزا برای مدعوین بین‌المللی ) با سازماندهنده است، و یا مسئولیت این امور به عهده سخنران دعوت‌شده است.
در صورتیکه سازماندهنده برنامه سفر را تنظیم می‌کند، جزئیات برنامه باید دست‌کم دوماه پیش از شروع کنفرانس به اطلاع و تأیید مدعو رسانده شود، و بلیط‌ها باید حداقل یک ماه پیش از کنفرانس صادر شود.
مراقبت کنید تا اطلاعات برای تماس؛ از جمله نشانی پستی، ایمیل، شمارۀ تلفن و نمابر دقیق و درست باشد.

۶ ـ ۶ موافقت‌نامۀ سخنران
هنگامیکه سخنران‌ها با شرکت کنفرانس موافقت و آنرا تأیید نمودند، باید موافقت‌نامۀ‌کتبی به امضای طرفین برسد، در این موافقت‌نامه باید به طور رسمی گواهی شود شرکت‌کننده به عنوان سخنران دعوت شده است، و فهرست مزایایی را که سازماندهنده در اختیار سخنران می‌گذارد درج شود (مثل؛ تنظیم برنامه پرواز و سفر، اقامتگاه، حمل‌ونقل، غذاها، برنامه‌های گردهم‌آیی‌های دوستانه، پشتیبانی تدارکاتی‌ و فنی، میزبانی اختصاصی  و بسته‌های اطلاعات کامل).
برای ضبط و نشر سخنرانی و ارائۀ کارها از هر سخنران باید جداگانه اجازه گرفت. سازماندهنده برای آنکه  بتواند سخنرانی‌ها و جریانات کنفرانس  را منتشر کند، باید در موافقت‌نامۀ امضا شده به حقوق معنوی سخنران‌ها نیز توجه و اشاره کند.
در موافقت‌نامه باید فهرستی از جزئیات تعهدات سخنران به سازماندهنده برای جلسه قید شود (مثل؛ تاریخ، محل، زمان، مدت، موضوع، زبان، شیوه یا قالب ارائه سخنرانی) و نیز موارد دیگری نیز که باید از طرف سخنران فراهم و پیش‌تر در اختیار به سازماندهنده قرار دهد قید شود (مثل؛ زندگی‌نامه شخصی، تصویر، نمونه کارها، خلاصه و  متن سخنرانی و غیره).
اگر سازماندهنده از سخنران انتظارات دیگری (نظیر؛ حضور در جلسات غیر رسمی پیش از سخنرانی، مصاحبه با رسانه‌ها و غیره) نیز داشته باشد باید به روشنی در موافقت‌نامه ذکر شود.

۷ ـ ۶ پشتیبانی فنی
باید شرایطی فراهم آورد تا سخنران پیش از ارائۀ سخنرانی بتواند با تکنیسین‌های محل کنفرانس برای ارائۀ کارش آن‌ها را آزمایش کند.
اگر قرار بر ترجمۀ همزمان باشد، برای سخنران باید امکان ارائۀ آزمایشی و اولیه فراهم شود. باید ترتیبی داده شود تا او بتواند مترجم را پیش از سخنرانی ملاقات کند، تا بتوانند بایکدیگر جنبه‌های فنی و پرسش‌های دیگر را بررسی کنند.
دانستن نیازهای ارائۀ سخنرانی و کار برای هر سخنران به سازماندهنده این فرصت را می‌دهد تا بتواند برای تأمین وسایل سـمعی و بصری لازم برنامه‌ریزی کند.

۸ ـ ۶ مدیران جلسات
افراد مختلفی برای مدیریت جلسات کنفرانس تعیین می‌شوند تا بحث و گفتگوها را اداره کنند. وقتی مدیر جلسه را تعیین می‌کنیم ، مهم است که مراقبت کنیم او دانش کاری کافی از موضوع مورد بحث داشته باشد.
مدیران جلسات برای کاری که باید انجام دهند انتخاب می‌شوند و ثبت‌نام آن‌ها رایگان است.

۹ ـ ۶ حذف شدن‌ها
ضوابطی برای حذف‌شدن اجتناب‌ناپذیر بعضی از سخنران‌ها و مدیران جلسات باید در نظر گرفت. فهرست کوتاهی، مثل فهرست سخنران‌های اصلی، باید برای  جایگزینی در این موارد باید از پیش تهیه و در دست داشت.

۱۰ ـ ۶ برنامۀ سخنران‌ها و توجیه آن‌ها
برای هر روز نباید بیش از شش سخنران داشت، و هریک نباید بیش از چهل دقیقه صحبت کنند. وقتی سخنران را نسبت به شرایط توجیه می‌کنیم باید توصیف کلی از مخاطبین نیز در اختیارش قرارگیرد.

۱۱ ـ ۶ جلسه و پذیرایی اختتامیه
در جلسه و یا پذیرایی اختتامیه فرصت خوبی است تا از شرکت‌کنندگان و سخنران‌ها به خاطر کاری که در کنفرانس انجام داده‌اند قدردانی کنیم.

۱۲ ـ ۶ تغییرات برنامه‌
تغییرات در برنامه باید در آغاز هر روز اعلام و روی تابلوی اعلانات نصب شود.

۱۳ ـ ۶  رویداد و جریان‌های غیر رسـمی‌

در برنامه‌ریزی باید زمان‌هایی را نیز برای این موارد درنظر بگیرید:
ـ   گردش و رفت‌وآمدهای گروهی.
ـ   سمینارها یا جلسات بحث عمومی که همه خواهان شرکت در آن هستند.
ـ   جلسات پرسش و پاسخ در پایان ارائه و سخنرانی.
ـ   بازدید از استودیوهای طراحی، گردشگری، خرید و غیره.

۷. بازاریابی برای کنفرانس
برای ترویج کنفرانس میان اعضای ثابت، دانشکده‌ها، دانشجویان، اشخاص و سازمان‌های دیگر، باید برنامه بازاریابی داشت.

۱ ـ ۷ وب‌سایت کنفرانس‌
چند ماه پیش از برگزاری کنفرانس باید وب‌سایت آن با اطلاعات کامل ایجاد شود.
مطالب این وب‌سایت با جزئیات باید مطمئن و دقیق باشد تا نمایندگان که پیشتر ثبت‌‌نام کرده‌اند، هنگام ورود به کنفرانس با تغییرات اساسی در برنامه‌های کنفرانس مواجه نشوند.
تمام هزینه‌های شرکت در کنفرانس باید از طریق وب‌سایت منتشر شود، مثل؛ هزینۀ ثبت‌نام، اقامتگاه‌ها، نرخ سفرهای دسته‌جمعی و غیره.

۲ ـ ۷ طراح کنفرانس‌
سازماندهنده باید طراح یا تیم طراحی را انتخاب و تعیین کند تا از نزدیک با کمیتۀ سازماندهی و یا اگر مؤسسه سازماندهندۀ حرفه‌ای کنفرانس وجود دارد با آن همکاری کند.

۸. تأیید و پشتیبانی ایکو‌ـ‌دی
‌تأیید و پشتیبانی ایکو‌ـ‌دی موقعیت بسیار خوبیست برای نیرومند ساختن و دیده‌شدن کنفرانس. با انتشار فراخوان و خبرها از طریق کانال‌های ایکو‌ـ‌دی در سطح بین‌المللی به ترویج و بازاریابی رویداد بپردازید.
هریک از اعضا می‌توانند در هر سال یکبار از این تأیید و پشتیبانی رایگان برخوردار باشند، به شرط آنکه معیارهای ایکو‌ـ‌دی برای  پشتیبانی در رویداد را رعایت کرده باشند.
سازمان‌ها و افراد غیرعضو نیز با پرداخت هزینۀ مربوطه می‌توانند از پشتیبانی ایکو‌ـ‌دی برخوردار شوند. اعضای ایکو‌ـ‌دی پس از یکبار استفاده از پشتیبانی رایگان در سال برای نوبت‌های دیگر در همان سال با پرداخت هزینه می‌توانند از پشتیبانی ایکو‌ـ‌دی برخوردار شوند.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
پیوست ۱ ـ پروژۀ نـمونه، برای کنترل مدیریت

فاز یک ـ برنامه برای رویدادهای اصلی و سخنران‌ها
ـ   برنامه و جلسات را تعیین کنید.
ـ   تاریخ‌ها را تعیین و محل اصلی کنفرانس را قطعی کنید.
ـ   اگر شاملتان می‌شود، از ایکو‌ـ‌دی درخواست پشتیبانی کنید.
ـ   شرح موضوع را برای بازاریابی و ارائه رویداد تهیه کنید.
ـ   سخنران‌ها را دعوت و حضور آن‌ها قطعی شود.
ـ   تاریخ سخنرانی‌ها قطعی شود.
ـ   موضوع اصلی و نام و عنوان کنفرانس را نهایی کنید.
ـ   پیشنهاد همکاری‌ برای دریافت پشتیبانی از حامیان و رسانه‌ها تأیید و نهایی شود.
ـ   برنامۀ مدیریت پروژه را نهایی و زمانبندی فازها را تعیین کنید.
ـ   مراقبت کنید تا دست‌کم  یک حامی و سه رسانه برای مشارکت داشته باشید.
ـ   بوروشور خود را به شکل پی.دی.اف برای ارسال الکترونیک به نمایندگان نهایی کنید.
ـ   آگهی‌های اینترنتی به شکل بـَنر تهیه کنید.
ـ   کمپین بازاریابی را نهایی کنید ـ کارهای چاپی را تولید و توزیع بوروشورها و کارت
دعوت‌های شخصی را شروع کنید.
ـ   بانک اطلاعات برای بازاریابی تهیه کنید.
ـ   کمپین در رسانه‌ها را شروع کنید (آگهی‌های اینترنتی و چاپ در مطبوعات)

فاز دو ـ بازاریابی ( بازاریابی اینترنتی، پیشنهاد برای حامیان و رسانه‌ها)
ـ   وب‌سایت راه‌اندازی و شیوۀ ارائۀ اطلاعات را در آن نهایی شود.
ـ   رویداد کنفرانس و آغاز کار وب‌سایت را اعلام کنید.
ـ   با سازمان‌ها و رسانه‌هایی که برای مشارکت مناسب میدانید، تماس بگیرید.

فاز سه ـ تدارکات نهایی برای همه عناصر کنفرانس
ـ   آغاز ثبت نام
ـ   تدارکات برای همۀ رویدادها را نهایی کنید؛ از جمله مکان‌ها، اقامتگاه‌ها، و رفت‌وآمد.
ـ   ثبت نام اینترنتی را شروع کنید.
ـ   همه حامیان بین‌المللی، منطقه‌ای، محلی و شرکای رسانه‌ای را قطعی و نهایی کنید.
ـ   کمپین بازاریابی را نهایی کنید ـ تعیین تعداد بوروشورهای چاپی، تعیین اشخاص یا
جاهایی که باید ارسال شود، فهرست دعوت‌های شخصی تهیه شود.

فاز چهار  ـ بازاریابی
ـ   بوروشورها چاپی، پوستر‌ها و غیره را همراه با نشانۀ حامیان نهایی کنید.
ـ   بوروشورهای چاپ و پوسترها را به مهمان‌ها و مؤسسات ارسال کنید.
ـ   سعی خود را برای یافتن حامیان و شرکای رسانه‌ای بیشتر ادامه دهید.
ـ   به درج آگهی در رسانه‌های شریک و خبرنامه‌های الکترونیک اقدام کنید زیرا بازار هدف را متوجه شما می‌کند.

فاز پنج  ـ اجرای رویداد
ـ   هماهنگی‌های لازم در محل اجرا.
ـ   میز ثبت‌نام و اطلاعات.
ـ   هماهنگ ساختن همۀ رویدادها با یکدیگر.
ـ   آسان‌ترین ابزار ارتباط با نمایندگان تعیین و آماده شود.

---Conference-Website-Sample.jpg

شورای جهانی طراحی
ایکو ـ دی
International
Council of Design
leading Creatively
____________________
ico-D Secretariat
secretariat@ico-d.org
http://www.ico-d.org